«Der Quadrolith war ein ‹perfect fit›»

Wieso fiel die Wahl auf den Standort Baar und das Geschäftshaus Quadrolith?

Wir wollten im Raum Zug bleiben, denn dieser hat sich zu einem Pharma-Hotspot entwickelt. Für den Quadrolith haben wir uns entschieden, weil das Gebäude mit seiner modernen Architektur Fortschritt und Innovation repräsentiert, wofür auch wir stehen. Zudem bietet es ausreichend Platz für unsere aktuellen Bedürfnisse wie auch für künftiges Wachstum. Dass wir bei der Entwicklung der Flächen von Anfang an mitarbeiten und viele unserer Anliegen umsetzen konnten, war ein weiterer Vorteil für uns: So konnten wir zum Beispiel eine grosse Town Hall einrichten, in welcher wir viele Leute zusammen­bringen und über Videostream auch internationale Meetings durchführen können. Wir verfügen nun zudem über ein eigenes Mitarbeiterrestaurant, eine Bar für kürzere Pausen und ein «Gym». Der Quadrolith war ein «perfect fit», der auch vom Timing her gut gepasst hat.

Wie viele Mitarbeitende haben ihren Arbeitsplatz im Quadrolith?

Biogen beschäftigt im Raum Zug zirka 400 Mitarbeitende. Zwei Drittel davon sind schon hier, ein weiteres Drittel zieht im März/April 2019 in den Quadrolith.

Welche Optimierungen konnten Sie durch den Umzug in das neue Geschäftshaus realisieren?

Ein zentraler Anspruch von uns war, dass wir die Teams zusammen­bringen und dass die Leute, die eng zusammenarbeiten müssen, auch beieinandersitzen können. Es ging uns nicht nur um die Ausweitung der Kapazität, also um grössere Flächen, in die wir mehr Pulte hineinstellen können. Sondern darum, dass unsere Leute die Möglichkeit haben, zusammenzuarbeiten, und dass dadurch die Effizienz gesteigert werden kann. Themen wie Open Space und Kollaboration sind wichtig für uns, eine Philosophie, die wir weltweit leben. 

Natürlich haben wir auch die Chance genutzt, unsere Technologie auf den neusten Stand zu bringen. Wir haben hohe Investitionen getätigt, um noch einfachere und effizientere Systeme einzubauen. Diese sind für uns wichtig, da wir hier viele international tätige Abteilungen und Mitarbeitende haben, die direkt in die USA rapportieren. Diese können nun Videokonferenzen mit allen unseren Büros weltweit führen. Sie müssen nur den Computer anschliessen und eine Taste drücken, schon haben sie ihr Meeting reserviert, und die Videokonferenz in höchster Qualität steht.

Was war Ihnen bei der Gestaltung des Raumlayouts wichtig?

Für uns war klar, dass die Räume offen gestaltet werden müssen. Kollaboration ist für uns zentral, denn als Pionier im Bereich der Neurowissenschaft will Biogen in Bereiche vorstossen, wo noch nie jemand geforscht hat. Das schaffen wir nur, wenn wir Silos einreissen und über Grenzen hinweg zusammenarbeiten. Im Quadrolith hat bis auf das Legal & Compliance-Team niemand ein eigenes Büro, auch nicht die Führungskräfte. Welche Teams wie beisammensitzen sollen, war eine komplexe Arbeit, die uns während mehrerer Monate beschäftigt hat. Gemeinsam mit den Abteilungsleitern haben wir die Räume und die Angebote auf den verschiedenen Ebenen definiert.

Wie haben die Mitarbeitenden die Pläne aufgenommen?

Wir haben von Anfang an offen über das Projekt kommuniziert, die Mitarbeitenden aktiv involviert und sie aufgefordert, uns allfällige Bedenken mitzuteilen. In der Anfangsphase führten unsere Architekten Interviews über alle Hierarchiestufen hinweg, um die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden kennenzulernen. Für den allgemeinen Ausbau – also zum Beispiel für die Wahl der Bodenbeläge, Möbel usw. – haben wir bis zu 30 Mitarbeiter, sogenannte Change Agents, einbe­zogen. Mit ihnen führten wir fast wöchentlich Meetings durch, an denen wir ihnen unsere Ideen bzw. die Vorschläge unserer Architekten oder der Alfred Müller AG vorstellten und sie an der finalen Entschei­dungs­findung beteiligten. Durch diese Massnahmen erreichten wir eine breite Akzeptanz und stellten sicher, dass alle wussten, wie die neuen Räumlichkeiten aussehen werden.

Ist das Arbeiten im Open Space für die Mitarbeitenden neu?

Open Space ist eine Entwicklung weg vom Ich hin zum Wir. Für etwa ein Drittel der Leute war dies nichts Neues. Für viele war es aber schon ein emotionales Thema. Es gab Bedenken wegen der Akustik, der Privacy usw. Deshalb war es uns so wichtig, die Leute einzubeziehen und auf allen Ebenen neben Meetingräumen genügend Rückzugsmög­lichkeiten zu schaffen. Unsere Architekten haben sich intensiv mit der Akustik auseinandergesetzt. Mit schallabsorbierenden Bodenbelägen, Lampen und weiteren Massnahmen haben sie für eine sehr gute Situation gesorgt.

Welche Rückmeldungen haben Sie von den Mitarbeitenden bekommen?

Das Feedback ist sehr positiv, auch von den grössten Skeptikern. Das zeigt, dass wir einerseits im Change Management die Leute gut abgeholt haben. Andererseits ist auch das Konzept aufgegangen – was bei einem Projekt dieser Grösse alles andere als selbstverständlich ist. Es gab keine «bösen» Überraschungen. Dies ist auch ein Beweis für die sehr gute Zusammenarbeit im Projektteam sowie mit unseren Partnern, der Alfred Müller AG und der Unispace Global AG, die uns im Planungsprozess und während der Realisierung begleitet haben.

Hat sich die Zusammenarbeit seit dem Umzug wie gewünscht in Richtung stärkere Kollaboration verändert?

Ja, man spürt, dass die Leute zusammenkommen und dass es uns gelungen ist, die Silos der Abteilungen teilweise einzureissen. Man sieht jetzt schon, dass eine Effizienzsteigerung da ist. Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen treffen sich in den Erholungszonen im dritten Stock, beim Barista oder in der warmen Jahreszeit auch auf der Terrasse, oder dann im Restaurant, auf den Gängen usw. Ich habe selber seit dem Umzug mehrere Mitarbeitende kennengelernt, die schon länger für Biogen arbeiten, denen ich aber vorher noch nie begegnet war. Das ist sehr erfreulich.

Gibt es noch Optimierungsbedarf?

Wir sind nun im Feintuning-Modus. Zum Beispiel beim Klima, der Akustik und dem Licht. Wir sind weiterhin offen für die Rückmeldungen der Mitarbeitenden und geben ihnen alle zwei Wochen ein Update. Wir erhalten immer noch viele Rückmeldungen und versuchen auf Anliegen einzugehen, die für die ganze Firma relevant sind. Ein wichtiges Thema ist für uns natürlich die «zweite Phase» sprich der Umzug des restlichen Teams in den Quadrolith im März/April 2019. Dann werden wir alle unter einem Dach vereint sein.