«Le bâtiment Quadrolith était la solution idéale»
A l’été 2018, l’entreprise Biogen International GmbH a transféré son siège de Zoug à Baar. L’entreprise a trouvé en l’immeuble commercial Quadrolith un nouvel édifice emblématique, dans lequel elle pouvait réunir tous ses collaborateurs travaillant dans la région, et reflétant sa position de leader dans le domaine des neurosciences. Biogen encourage la coopération interne au travers d’un concept d’aménagement des locaux moderne. «C’est la seule façon pour nous de progresser dans des domaines inexplorés jusqu’à maintenant», souligne Dr Alessandro Marcuzzi, membre de la direction et directeur du site.
Déménager est un projet colossal pour une entreprise. Pourquoi Biogen a-t-elle pris cette décision?
Il y avait différentes raisons: d’une part, les anciens bureaux à Zoug n’étaient pas très modernes et ne répondaient plus à nos exigences. Ce qui a été décisif toutefois est que nos équipes n’étaient pas réunies dans un bâtiment, mais réparties dans plusieurs immeubles. Dans le modèle commercial de Biogen, l’étroite coopération au sein des équipes et entre les départements joue un rôle important. A cela s’ajoutait que l’entreprise se développait et qu’il y avait par conséquent des problèmes de capacité. Nous devions en effet souvent chercher où nos nouveaux collaborateurs pouvaient travailler. Nous avons donc recherché un nouveau siège qui nous offrait suffisamment de place et qui reflétait aussi notre position d’entreprise prospère dans les neurosciences.
Pourquoi avoir choisi le site de Baar et l’immeuble commercial Quadrolith?
Nous voulions rester dans la région de Zoug, car cette région est devenue un haut lieu pour le domaine pharmaceutique. Nous avons choisi l’immeuble Quadrolith, car l’architecture moderne du bâtiment symbolise le progrès et l’innovation, ce que nous incarnons aussi. Il offrait de plus suffisamment de place pour nos besoins actuels ainsi que notre future croissance. Le fait d’avoir pu participer au développement des surfaces et réaliser nombre de nos souhaits a représenté un avantage supplémentaire pour nous: nous avons ainsi pu aménager, par exemple, un grand Town Hall dans lequel nous réunissons beaucoup de monde et pouvons aussi organiser des réunions internationales par transmission vidéo. Par ailleurs, nous disposons à présent de notre propre restaurant du personnel, d’un bar pour les petites pauses et d’une salle de gym. Le bâtiment Quadrolith était la solution idéale qui s’est aussi présentée au bon moment.
Combien de collaborateurs travaillent dans le bâtiment Quadrolith??
Biogen emploie près de 400 collaborateurs dans la région de Zoug. Deux tiers d’entre eux sont déjà ici et l’autre tiers déménagera en mars/avril 2019.
«Le bâtiment Quadrolith symbolise le progrès et l’innovation, ce que nous incarnons aussi.»
Quelles optimisations avez-vous pu réaliser en déménageant dans le nouvel immeuble commercial?
L’une de nos principales exigences était de rassembler les équipes et que les personnes qui doivent collaborer étroitement puissent être réunies. Pour nous, il ne s’agissait pas uniquement d’augmenter les capacités au moyen d’espaces plus grands dans lesquels nous pouvions mettre plus de bureaux. Nous voulions aussi offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler ensemble et d’accroître ainsi l’efficacité. Les thèmes tels que les espaces ouverts et la collaboration sont importants pour nous, c’est une philosophie que nous adoptons dans le monde entier.
Evidemment, nous avons aussi saisi l’occasion de moderniser notre technologie. Nous avons beaucoup investi pour installer des systèmes encore plus simples et plus efficaces. Ces systèmes sont importants pour nous, car nous avons ici beaucoup de départements et de collaborateurs actifs sur le plan international qui rapportent directement aux Etats-Unis. Ils peuvent désormais tenir des conférences vidéo avec tous nos bureaux dans le monde entier. Ils doivent simplement connecter l’ordinateur et presser sur une touche et voilà que la réunion est réservée et que la conférence vidéo est tenue en haute qualité.
Qu’est-ce qui était important pour vous dans l’aménagement des locaux?
Pour nous, il était clair que les espaces devaient être ouverts. La collaboration est essentielle chez nous, car, en tant que pionnier dans le domaine des neurosciences, Biogen veut progresser dans des domaines que personne n’a encore explorés. Nous pouvons le faire uniquement si nous brisons les murs et collaborons au-delà des frontières. Dans le bâtiment Quadrolith, personne n’a de bureau personnel, même les cadres dirigeants, à l’exception de l’équipe Legal & Compliance. Définir quelles équipes devaient être réunies et comment a été un travail complexe qui nous a occupés pendant plusieurs mois. De concert avec les responsables des départements, nous avons défini les espaces et les offres sur les différents niveaux.
Comment les collaborateurs ont-ils accueilli les plans?
Dès le début, nous avons communiqué ouvertement sur le projet, impliqué activement les collaborateurs et leur avons demandé de nous faire part de leurs éventuelles préoccupations. Durant la phase initiale, nos architectes ont interrogé les collaborateurs à tous les niveaux hiérarchiques afin de connaître leurs souhaits et leurs besoins. Pour l’aménagement général, tel que le choix des revêtements de sol, meubles, etc., nous avons impliqué jusqu’à 30 collaborateurs, que l’on appelle agents de changement. Avec eux, nous avons organisé des réunions presque toutes les semaines, au cours desquelles nous leur avons présenté nos idées ou les propositions de nos architectes ou d’Alfred Müller AG et ils ont participé aux prises de décision finales. Ces mesures nous ont permis d’obtenir une large acceptation et de nous assurer que tous savaient à quoi les nouveaux bureaux ressembleraient.
«Les espaces ouverts ont été un sujet sensible pour nombre de collaborateurs.»
Est-ce nouveau pour les collaborateurs de travailler dans des espaces ouverts?
Les espaces ouverts sont un développement en faveur de la coopération. Cela n’était pas une nouveauté pour un tiers des collaborateurs. Pour nombre d’entre eux, c’était néanmoins un sujet sensible. Il y a eu des doutes concernant l’acoustique, l’intimité, etc. C’est pourquoi il était si important pour nous d’impliquer les collaborateurs et de créer suffisamment d’espaces pour s’isoler à tous les niveaux, en plus des salles de réunion. Nos architectes se sont penchés de manière soutenue sur l’acoustique. Ils ont veillé à une très bonne situation grâce aux revêtements de sol insonorisants, aux lampes et à d’autres mesures.
Quels retours d’information avez-vous reçus des collaborateurs?
Les réactions sont très positives, même celles des plus sceptiques. Cela montre que nous avons d’une part bien impliqué les collaborateurs dans la gestion des changements. D’autre part, le concept est devenu réalité, ce qui ne va pas de soi pour un projet de cette envergure. Il n’y a pas eu de «mauvaises» surprises. Cela démontre aussi l’excellente collaboration au sein de l’équipe de projet ainsi qu’avec nos partenaires, Alfred Müller AG et l’entreprise Unispace Global AG, qui nous ont accompagnés durant la planification et la réalisation.
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Au rez-de-chaussée, Biogen a aménagé un restaurant pour le personnel. -
Le restaurant propose des mets frais dans une ambiance agréable. -
Les espaces sont inondés de lumière. -
Biogen veut favoriser la coopération au travers d’un aménagement ouvert des espaces. -
Les espaces de travail ouverts sont complétés par des salles fermées de différentes tailles... -
... pour discuter par exemple... -
ou pour téléphoner et se concentrer sur son travail. -
Un barista est à disposition au troisième étage pour prendre un café, différentes boissons, des en-cas ou de petits repas.
Depuis le déménagement, est-ce que la collaboration s’est renforcée comme souhaité?
Oui, on ressent que les collaborateurs se rassemblent et que nous avons réussi à briser une partie des murs entre les départements. On voit déjà une amélioration de l’efficacité. Des collaborateurs de différents départements se rencontrent dans les zones de détente du troisième étage, auprès du barista, sur la terrasse durant la saison chaude ou alors au restaurant, dans les couloirs, etc. Personnellement, depuis le déménagement, j’ai fait la connaissance de plusieurs collaborateurs qui travaillent depuis longtemps pour Biogen et que je n’avais jamais rencontrés auparavant. C’est très réjouissant.
Des optimisations sont-elles encore nécessaires?
Nous sommes en train de peaufiner l’aménagement, par exemple la climatisation, l’acoustique et la lumière. Nous sommes toujours ouverts aux commentaires des collaborateurs et les informons toutes les deux semaines. Nous recevons toujours de nombreux retours d’information et essayons de nous pencher sur les souhaits qui concernent toute l’entreprise. Un thème important pour nous est évidemment la «deuxième phase», à savoir le déménagement du reste des équipes dans le bâtiment Quadrolith en mars/avril 2019. Ensuite, nous serons tous réunis sont le même toit.
